La prise de décision en gestion de projet : outils et méthodes

Et si un chef de projet, c'était avant tout quelqu'un capable de prendre les bonnes décisions au bon moment ?

Le trait est volontairement exagéré. Ce n'est pas que ça, c'est aussi plein d'autres choses. Mais c'est une part importante du job.

Les prises de décisions en gestion de projet, il y en a tout le temps, avec autant de diversités qu'il y a de situations. Il y a celles qu'on a le temps d'étudier, d'analyser, seul ou en équipe. Et il y a celle qu'on doit prendre sur le coup : le client attend une réponse, le prototype ne fonctionne plus à cinq minutes d'une présentation capitale.

Le spectre des situations dans lesquelles une décision doit être prise est large. Pour pouvoir y faire face au mieux, le chef de projet doit disposer, tel un peintre avec ses couleurs, d'une palette d'outils taillés pour l'aider dans ses prises de décisions.

Il doit connaître ses limites et savoir quand demander le soutien d'experts (internes ou externes), mais il doit aussi être capable de se baser sur son instinct et son expérience quand des décisions l'exigent (par exemple quand la décision doit être prise rapidement).

Dans tous les cas, le chef de projet porte la responsabilité des décisions qu'il prend. Cette responsabilité peut représenter une charge conséquente, qu'il n'est pas toujours aisé de porter.

Pour alléger cette charge, les outils d'aide à la décision peuvent être utiles. En confortant les décisions prises grâce à des méthodes structurées, la pression diminue car la conviction dans les décisions prises augmente.

Dans cet article, quelques outils concrets sont présentés dans ce but :

👉 Le SWOT, pour évaluer et analyser une situation avant de s'engager.

👉 La matrice de portefeuille de projets, pour comparer et prioriser.

👉 Le Lego® Serious Play®, pour décider collectivement sur des sujets complexes.

👉 Les KPIs, pour suivre et ajuster en cours de route.

Le SWOT : analyser avant de décider

Avant de décider, il faut prendre le temps d'évaluer.

Quand on a le temps de réfléchir à un projet, à des options à prendre, il est intéressant d'évaluer les forces et les faiblesses. Pour cela, un outil est très pratique : le SWOT.

Qu'est-ce que le SWOT ?

Le principe est simple : lister les éléments impactant le projet ou la situation étudiée. Ces éléments peuvent être internes ou externes, leur impact peut être positif ou négatif. Cela donne quatre combinaisons possibles, quatre catégories correspondant aux quatre lettres SWOT :

🔹 S (Strengths) : les forces, toutes les caractéristiques internes qui sont un avantage pour le projet

🔹 W (Weaknesses) : les faiblesses, toutes les caractéristiques internes qui représentent un désavantage pour le projet

🔹 O (Opportunities) : les opportunités, tous les facteurs externes qui sont favorables au projet si elles se concrétisent

🔹 T (Threats) : les menaces, tous les facteurs externes pouvant nuire au projet

L'idée derrière le SWOT est de combiner un diagnostic interne, c'est-à-dire une introspection, avec un diagnostic externe, une extrospection. Ces diagnostics vont permettre d'évaluer ce que l'on a (les forces et les faiblesses) et ce que l'on pourrait avoir (les opportunités et les menaces).

La simplicité d'une méthode ne rend pas automatique la simplicité de son utilisation. La puissance de l'outil est logiquement dépendante de la qualité des analyses permettant de le remplir. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour effectuer les diagnostics. Cela peut aller d'une simple réflexion d'équipe à des méthodes plus structurées.

Comme tous les outils, le SWOT est une image à un instant donné. Il est parfois intéressant de refaire l'analyse pour prendre en compte les évolutions.

Quand l'utiliser ?

Dans la gestion de projet, comme dans de multiples autres cas, le SWOT peut être utilisé dans plusieurs situations, par exemple :

👉 Avant de lancer un projet, pour avoir une vue d'ensemble de la situation avant de s'engager. C'est une façon de prendre du recul et d'identifier d'emblée les points d'attention et les opportunités à saisir.

👉 Quand il faut évaluer une option en profondeur pour éviter les surprises. Plutôt que de se lancer sur un coup d'intuition, le SWOT force à structurer la réflexion et à considérer les angles qu'on aurait pu négliger.

👉 Quand il faut comparer des variantes, pour choisir en toute connaissance. En appliquant le SWOT à chaque option, on dispose d'une base de comparaison structurée et objective.

Le SWOT permet d'évaluer une situation ou une option. L'outil suivant permet lui de comparer plusieurs projets, outils, options, selon deux critères choisis : la matrice portefeuille de projets.

La matrice de portefeuille de projets : comparer et prioriser

Il y a des moments où il y a simplement trop de choses à faire. Dans ces moments, il faut pouvoir prioriser, c'est-à-dire choisir par quoi commencer.

La matrice de portefeuille de projets est un outil simple qui permet de comparer des projets, des options ou des tâches entre eux, et de les visualiser graphiquement pour faciliter cette priorisation.

Qu'est-ce que la matrice de portefeuille de projets ?

Le principe est simple : choisir deux critères, évaluer chaque projet ou élément étudié selon ces deux dimensions, et les représenter visuellement sur un graphique à deux axes.

Le résultat est un outil facile à lire qui permet, en un coup d'oeil, de visualiser l'ensemble des éléments et de comprendre leurs différences.

Comment ça fonctionne ?

La démarche se déroule en quatre étapes :

👉 Choisir deux critères pertinents pour la situation. Le choix des critères est libre et dépend du contexte. Cela peut être le coût et le temps, la valeur et le risque, l'impact et la complexité... Ce choix est primordial, les résultats et les conclusions en dépendent directement. C'est à l'utilisateur de faire appel à son expérience pour sélectionner les critères les plus pertinents.

👉 Évaluer chaque projet ou élément selon les deux dimensions choisies. Pour cette évaluation, il y a deux possibilités. La première : pour le critère choisi, on quantifie précisément chaque élément avec des valeurs chiffrées (évaluation quantitative). La deuxième : l'évaluation se fait selon une échelle prédéfinie (évaluation qualitative). Le choix dépend des informations disponibles et du niveau de précision souhaité.

👉 Représenter graphiquement les éléments selon les deux critères choisis. On place un des critères comme axe horizontal et l'autre comme axe vertical. Il ne reste plus qu'à positionner chaque élément sur le graphique en fonction des valeurs évaluées précédemment.

👉 Interpréter la matrice. Une fois les éléments positionnés sur le graphique, la visualisation fait son travail, on voit apparaître des regroupements, des contrastes, des éléments qui se distinguent clairement des autres. En ajoutant le contexte dans lequel on se trouve, on peut rapidement décider des priorités. Par exemple dans le cas d'un portefeuille de projets avec le coût et le temps comme paramètres, on va prioriser différemment en fonction du contexte. Si on est dans une période peu chargée, on peut se lancer dans un gros projet. Ou alors si on est à quelques semaines de la fin d'année, on privilégie un quick win, un résultat rapide.

La matrice ne décide pas à votre place. Elle structure la réflexion et rend la décision plus éclairée.

Note : si on souhaite intégrer un troisième critère, il est possible de jouer sur la forme, la taille ou la couleur des éléments affichés sur le graphique.

Quand l'utiliser ?

Comme son nom l'indique, la matrice de portefeuille de projets est faite pour comparer des projets entre eux, mais cela peut s'appliquer autant à des projets professionnels que personnels. Et même au-delà des projets, elle peut être utilisée pour comparer n'importe quel type d'éléments : des options, des solutions, des tâches, des investissements...

On peut donc l'utiliser pour prioriser les projets à faire en fonction de la situation de l'entreprise, pour choisir sa prochaine destination de vacances en fonction de son impact environnemental, ou pour décider quels travaux entreprendre dans sa maison ce printemps.

Sa grande flexibilité, dans le choix des critères comme dans l'échelle d'évaluation, en fait un outil adaptable à de nombreuses situations.

La matrice de portefeuille permet de comparer et de prioriser. Quand la décision découle d'un problème complexe, il est toujours intéressant de recourir à l'intelligence collective. Un exemple : le Lego® Serious Play®.

Lego® Serious Play® : décider collectivement

Quand il faut faire face à une décision complexe, avec plusieurs solutions possibles, il ne faut pas se limiter à chercher la solution par soi-même. Ce n'est pas parce que le chef de projet a la responsabilité finale des décisions prises qu'il doit les élaborer seul.

Il ne faut pas oublier qu'un projet c'est une équipe, et qui dit équipe dit collectif. Utiliser l'intelligence collective, c'est utiliser l'avantage d'avoir une équipe.

Il existe plusieurs méthodes pour travailler collectivement sur des problèmes complexes : le brainstorming, le World Café, les six chapeaux de Bono, le Lego® Serious Play®... Chacune a ses avantages et s'adapte à des contextes différents. L'idée commune est la même : mettre à profit l'intelligence collective pour trouver de meilleures solutions et prendre de meilleures décisions.

Des Legos pour décider ?

Le Lego® Serious Play® (LSP) est une méthode très puissante pour faire émerger des idées collectivement, en garantissant la participation de tous.

Dans la méthode LSP, les Lego® sont utilisés comme support de réflexion. Les participants concrétisent leurs réflexions à travers des métaphores qu'ils font émerger de leurs mains. Ce processus permet de sortir du carcan habituel des séances orales et de réfléchir différemment.

Les avantages

LSP possède de nombreux avantages. En voici quelques-uns des principaux :

👉 On ne réfléchit pas seulement avec la tête, mais aussi avec les mains. Construire avec des briques libère la créativité et fait émerger des idées inattendues, celles qu'une réunion classique n'aurait jamais produites.

👉 LSP assure d'avoir l'avis de tout le monde. On évite ainsi le principe 80/20 où seulement 20% des participants s'expriment activement dans les séances classiques. Peu importe le niveau hiérarchique, tout le monde construit et tout le monde s'exprime avec la même légitimité. L'avis de tout le monde est pris en compte et l'objectif est d'arriver à une réponse commune construite collectivement.

👉 Une décision prise collectivement sera portée par les personnes ayant participé à sa réflexion. Ce qui ne sera pas forcément le cas d'une décision prise par le chef de projet seul. C'est l'engagement.

Quand l'utiliser ?

LSP s'adapte à de nombreuses situations, mais il est particulièrement pertinent dans les cas suivants :

👉 Quand la décision est complexe et qu'il n'y a pas de réponse évidente. LSP permet de structurer la réflexion collective et de faire émerger des solutions que personne n'aurait trouvées seul.

👉 Quand il faut aligner une équipe autour d'un choix difficile. LSP garantit que chaque voix est entendue et que la décision finale est comprise et acceptée par tous.

👉 Quand les échanges habituels ne suffisent plus. Certaines situations sont trop complexes ou trop sensibles pour être traitées dans une réunion classique. LSP offre un cadre différent qui libère la parole.

LSP ne se limite pas seulement à la prise de décision, c'est un outil complet qui peut être utilisé dans de multiples situations : gestion de conflit, création d'une vision commune...

LSP permet de prendre des décisions suite à des réflexions collectives. Pour les décisions de pilotage au jour le jour, pour ajuster le cap en cours de route, un outil est presque indispensable : les KPIs.

Les KPIs : un outil d'aide à la décision avant tout

Les KPIs sont omniprésents en gestion de projet. Avancement, budget, délais, qualité... ils donnent une image de l'état du projet à un instant donné.

Mais un KPI n'est pas une fin en soi. Il doit avant tout servir à prendre de meilleures décisions. Un bon KPI, c'est un indicateur qui aide l'équipe et le chef de projet à comprendre où en est le projet, à identifier les points d'attention et à orienter les choix à venir.

Un KPI qui génère de la pression sans orienter la décision est un KPI mal utilisé, voire mal choisi.

C'est pourquoi le choix des KPIs est une étape importante. Avant de retenir un indicateur, il vaut la peine de se poser une question simple : est-ce que ce KPI va m'aider à décider ? Si la réponse est non, son utilité mérite d'être questionnée.

Conclusion : choisir le bon outil pour le bon contexte

Il n'existe pas d'outil universel pour guider la prise de décision, que ce soit en gestion de projet ou dans n'importe quel autre domaine.

C'est normal, chaque situation est différente.

Vouloir appliquer le même outil à toutes les situations, c'est nier la variété des décisions à prendre. C'est aussi mettre en lumière l'une des capacités principales d'un chef de projet : sa grande capacité d'adaptation.

Les outils présentés dans cet article ne sont que des exemples parmi un vaste panel. Il s'agit d'outils couvrant des problématiques liées à la gestion de projet. D'autres pourront être ajoutés à l'avenir.

Mais aucun de ces outils ne remplace le jugement. Ils l'éclairent, ils le structurent, ils le challengent. La décision finale, et surtout la responsabilité qui s'y attache, reste à la charge du chef de projet.

Et parfois, aucun outil ne suffit. C'est là qu'entrent en jeu l'instinct et l'expérience. Des qualités qui ne s'apprennent pas dans un manuel, mais sur le terrain, au fil des projets et des situations traversées.

👉 Cet article est amené à évoluer. D'autres outils seront ajoutés au fil du temps. La boîte à outils d'un chef de projet, ça s'enrichit tout au long d'une carrière.